Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op: 25/01/2023

INHOUD

•  Definities
•  Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
•  Contactgegevens
•  Gegevensbeheerder
•  Welke persoonsgegevens verwerkt ITZU?
•  Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
•  Beveiliging van uw persoonlijke gegevens
•  Bewaren van uw persoonsgegevens
•  Koekjes
•  Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

1. DEFINITIES
Verwerking van persoonsgegevens: Gegevensverwerking wordt gedefinieerd als een handeling of een geheel van handelingen waarbij persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens betrokken zijn, al dan niet met geautomatiseerde middelen uitgevoerd, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, bewaren, aanpassen of wijziging, opvraging, raadpleging, gebruik, openbaarmaking door verzending, verspreiding of anderszins ter beschikking stellen, uitlijning of combinatie, blokkering, uitwissing of vernietiging van gegevens. Persoonsgegevens worden gedefinieerd als alle informatie die betrekking heeft op een natuurlijke persoon, waarmee die persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd.
Een gegevensverwerker: Een gegevensverwerker is een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan dat namens de gegevensbeheerder persoonsgegevens verwerkt.
Een verwerkingsverantwoordelijke: Een verwerkingsverantwoordelijke is een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.

2 OP WIE IS DEZE PRIVACYVERKLARING VAN TOEPASSING?
Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle directe klanten, bezoekers, leveranciers, sollicitanten en alle andere personen die geen werknemer zijn van ITZU en wier persoonsgegevens ITZU als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Voor de rest van deze Privacyverklaring zullen wij een persoon die tot een van deze groepen behoort, een ‘betrokkene’ noemen.

3 CONTACTGEGEVENS
ITZU is een cluster van sterke partners in de people business: Itzu is een totaalpartner voor diverse dienstverlening, van uitzendwerk tot werving en selectie, van loopbaanbegeleiding tot outplacement. ITZU omvat de volgende entiteiten:
 

Onze Data Protection Officer (DPO) is geregistreerd bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en zorgt ervoor dat de verwerking van persoonsgegevens door ITZU gebeurt in overeenstemming met deze Privacyverklaring en de toepasselijke gegevensbeschermings- en privacyregels. De Functionaris Gegevensbescherming is per e-mail te bereiken op privacy@itzu.eu 

4 GEGEVENSBEHEERDER
Punten 5 tot en met 10 van deze Privacyverklaring zijn alleen van toepassing wanneer ITZU optreedt in de hoedanigheid van gegevensbeheerder. 
Als u als betrokkene uw rechten wilt uitoefenen, dient u zich altijd te wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke.

5 WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKT ITZU?
5.1 Gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst 
ITZU verwerkt persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

• Bij het aanvragen van een offerte
  Wilt u meer informatie over de diensten of producten van ITZU, dan kunt u via diverse kanalen (telefoon, website, social media etc.) een offerte aanvragen. ITZU verwerkt daartoe persoonlijke identificatiegegevens (zoals naam en e-mail) om u een zo accuraat mogelijk voorstel te kunnen doen. 
• Bij het verwerken van een bestelling, het opvolgen van facturen en commerciële overeenkomsten
  Als u producten of diensten bestelt bij of bezorgt bij ITZU, verwerkt ITZU persoonlijke identificatiegegevens en professionele gegevens voor een correcte afhandeling en opvolging van de bestelling of levering.
• Bij het verlenen van diensten met bijbehorende loonadministratie
• Bij het verlenen van diensten worden loongegevens verzameld ten behoeve van de loonadministratie.
• Bij het solliciteren naar een baan
  ITZU is regelmatig op zoek naar nieuwe enthousiaste en gemotiveerde medewerkers. Tijdens de sollicitatieprocedure verwerkt ITZU de volgende categorieën persoonsgegevens: persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken (zoals taal, geboortedatum, enz.), competenties, opleidingsgeschiedenis, carrièrepad, curriculum vitae, imago, werkreferenties.
•   Bij deelname aan een evenement
  ITZU organiseert evenementen. Bij het organiseren van een dergelijk evenement verwerken wij bij de inschrijving persoonlijke identificatiegegevens en professionele gegevens.
• Bij deelname aan een training
  ITZU organiseert trainingen. Om een ​​vlot proces en een administratieve opvolging te garanderen, verwerken wij uw persoonlijke identificatiegegevens en professionele gegevens. 
• Bij het overhandigen van een attest of certificaat
  Om bepaalde subsidies te verkrijgen (bv. KMO-portefeuille, Vlaams Opleidingsverlof) bezorgen wij een gepersonaliseerd attest als bewijs van inschrijving of deelname aan de opleiding. 
  Indien de training een examen of toets omvat, houden wij uw resultaten bij. Ook voor het afleveren van het attest of certificaat gebruiken wij uw contactgegevens.

5.2 Op basis van uw toestemming
Wanneer u persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, heeft u altijd het recht deze in te trekken (zie paragraaf 10. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen)?

• Wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrief
• Wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrief, geeft u toestemming voor het verzenden van een nieuwsbrief. ITZU geeft u de mogelijkheid om u af te melden voor de nieuwsbrief.
• Bij het invullen van een klanttevredenheidsonderzoek
  ITZU zal toestemming vragen om persoonsgegevens (identificatiegegevens en beroepsgegevens) te koppelen aan de uitkomsten van een klanttevredenheidsonderzoek. Wij gebruiken deze gegevens alleen om onze dienstverlening te verbeteren. ITZU maakt hiervoor gebruik van een onderzoeksbureau als gegevensverwerker, maar zal de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken of voor eigen gebruik aan derden doorgeven.
• Bij het aanmaken van een wervingspool
  Indien ITZU u na een sollicitatie niet in dienst neemt, maar uw CV graag wil behouden voor toekomstige mogelijkheden, zal ITZU u om toestemming vragen om uw CV te bewaren.
• Bij gebruik van gerichte foto’s voor publicitaire doeleinden
  ITZU zal uw toestemming vragen bij het publiceren van gerichte afbeeldingen op haar sociale media en website. Met gerichte beelden bedoelen wij beelden waarbij de persoon duidelijk herkenbaar is op de foto (close-up, beeld gericht op een specifieke persoon, geposeerde foto etc.).
• Bij het doorgeven van eetvoorkeuren bij inschrijving voor een evenement en/of training
  Indien u dit wenst kunt u bij inschrijving voor een evenement of training uw eetvoorkeuren doorgeven, zodat wij bij de catering voor u passend eten kunnen verzorgen. Er worden uitsluitend cijfers aan het cateringbedrijf doorgegeven en geen persoonsgegevens.
• Bij het verbeteren van de kwaliteit van de website
  ITZU gebruikt tools om statistieken te verzamelen en inzicht te krijgen in het websitegebruik. Deze informatie wordt geanonimiseerd en is niet gekoppeld aan uw persoonsgegevens. Analytische tools maken gebruik van cookies. Dit zijn tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst en die standaard internetloggegevens en gedragsinformatie verzamelen. Meer info vind je in onze cookieverklaring.

5.3 Op basis van gerechtvaardigd belang
ITZU verwerkt persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang waarbij ITZU een belangenafweging heeft gemaakt. 

• Bij gebruik van beveiligingscamera's
  In en rond de gebouwen van ITZU bevinden zich camera's met als doel overlast of misdrijven tegen personen en zaken te voorkomen, vast te stellen of op te sporen en de openbare orde te handhaven. Hiervoor worden beeldmateriaal verzameld, verwerkt en opgeslagen.
• Bij de behandeling van een vraag, het bieden van hulp en het op uw verzoek aanbieden van informatie
  U kunt contact opnemen met ITZU via verschillende kanalen (telefoon, brief, e-mail, chat, contactformulier op de website, sociale media). Wij zullen de door u verstrekte persoonsgegevens uitsluitend gebruiken om uw vragen te beantwoorden.
• Bij het doorgeven van leads binnen ITZU
  Er zijn verschillende entiteiten binnen ITZU. Itzu opereert voornamelijk binnen de 'people business' met HR en Facilitaire dienstverlening als speerpunten. Itzu hecht veel belang aan het verder uitbouwen van de relatie met haar opdrachtgevers en prospects (het zogenaamde ‘Customer Relationship Management’), verder dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen. Dat is de reden waarom de verschillende ITZU-entiteiten potentieel kansen binnen de groep kunnen doorgeven. Een voorbeeld: iemand solliciteert bij Itzu Select voor een bepaalde functie en wordt voor loopbaanbegeleiding doorgestuurd naar Itzu Career.
• Bij het verzenden van direct marketing
  ITZU verzendt direct marketingcommunicatie en verwerkt daarbij persoonlijke identificatiegegevens. ITZU respecteert de overeenkomstige regelgeving, waarbij direct marketing alleen wordt verzonden als er een klantrelatie bestaat, met betrekking tot soortgelijke producten of diensten die door ITZU zelf worden geleverd. Als betrokkene heeft u altijd de mogelijkheid om u af te melden.
•  Wanneer u wordt uitgenodigd om deel te nemen aan een klanttevredenheidsonderzoek
  ITZU nodigt klanten uit om deel te nemen aan klanttevredenheidsonderzoeken. Hiervoor werken wij samen met een onderzoeksbureau.
• Bij het uitvoeren van bekwaamheidstesten tijdens de sollicitatieperiode
  Om een ​​sollicitant te screenen, voert ITZU een beoordeling uit van de competenties en persoonlijkheid van de kandidaat. ITZU maakt hiervoor gebruik van een assessmentbureau als gegevensverwerker, maar wij zullen de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken of voor eigen gebruik aan derden doorgeven.
• Bij het aanmaken van een aanvraagoverzicht met de status van iedere betrokken persoon
  Vanwege de vele sollicitaties die ITZU verwerkt en de verschillende kanalen waarlangs nieuwe kandidaten worden voorgesteld, bestaat er een legitiem belang bij het opstellen van een lijst, zodat we kandidaten die we na enkele weken afwijzen niet opnieuw in behandeling nemen. Deze lijst bevat uitsluitend persoonlijke identificatiegegevens.
• Bij het doorgeven van een CV binnen de groep
  Als iemand solliciteert naar een baan bij ITZU, kan ITZU deze sollicitatie onder zijn entiteiten verspreiden. Indien u als sollicitant uitsluitend bij een specifieke entiteit binnen ITZU wenst te solliciteren, geef dit dan expliciet door.
• Bij het bijhouden van contactgegevens om u als bekende/familie van onze medewerker te kunnen waarschuwen in geval van nood
  Wij vragen onze medewerkers om contactgegevens van een bekende en/of familielid door te geven, zodat wij deze in geval van nood kunnen verwittigen.
• Bij gebruik van beeldmateriaal voor public relations en/of journalistieke doeleinden
  Wanneer ITZU een groot bedrijfsevenement organiseert, heeft ITZU een legitiem belang om zich bezig te houden met public relations om nieuwe medewerkers en/of nieuwe klanten aan te trekken. Bezoekers van het evenement worden vooraf geïnformeerd en hebben de mogelijkheid om hun bezwaar tegen het maken van de foto kenbaar te maken: op het evenement zelf bij de fotograaf of na afloop van het evenement door een e-mail te sturen naar marketing@itzu.eu
• Wij bewaren uw persoonsgegevens (zij het anoniem) voor wetenschappelijk onderzoek. 

5.4 Op basis van wettelijke verplichting
Het kan zijn dat ITZU persoonsgegevens moet verwerken omdat dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan ITZU is onderworpen.

• Bij gebruik van Vlaams Opleidingsverlof
  Als u bij ITZU aangeeft gebruik te willen maken van het Vlaams Opleidingsverlof (VOV), bezorgen wij u een inschrijvingsbewijs en moeten wij voor elke opleiding dagelijks een presentielijst opmaken. Hierdoor verwerken wij persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam), rijksregisternummer, uw werkgever en gegevens over de opleiding. Bij wet (Ministerieel besluit van 8 juli 2019) zijn wij verplicht deze gegevens te verwerken.
• Het afnemen van een tevredenheidsonderzoek voor opleidingen onder de KMO-portefeuille
  Omdat ITZU trainingen verzorgt die onder de MKB-portfolio vallen, zijn wij verplicht een tevredenheidsonderzoek uit te voeren onder onze cursisten. 
• Als trainer van een training
  Voor opleidingen die onder de KMO-portefeuille of het Vlaams Opleidingsverlof vallen, zijn wij verplicht de naam van de opleider en de werkgever van de opleider te vermelden op de attesten en presentielijsten. Deze attesten worden doorgegeven aan de deelnemers, hun werkgevers en de overheid om aanspraak te kunnen maken op de subsidie.

5.5 Verenigbaar doel
Als wij uw persoonsgegevens hebben verzameld op grond van een gerechtvaardigd belang of een overeenkomst, kunnen wij deze gegevens in de toekomst ook gebruiken voor een ander doel dat verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Daarbij letten wij op de volgende punten:

• de relatie tussen het oorspronkelijke doel en het nieuwe/toekomstige doel;
• de context waarin de gegevens zijn verzameld (wat is de relatie tussen u en ITZU);
• het type en de aard van de gegevens (zijn het gevoelige gegevens?);
• de mogelijke gevolgen van de voorgenomen verdere verwerking (wat zijn de gevolgen voor de betrokkene?);
• het bestaan ​​van passende waarborgen (zoals encryptie of pseudonimisering).

6 MET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS?
ITZU deelt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij:

• ITZU heeft hiervoor uw voorafgaande toestemming gekregen;
• ITZU is hiertoe verplicht als onderdeel van regelgeving of juridische procedures;
• ITZU wordt hiertoe verzocht door wetgevende of rechterlijke instanties;
• ITZU organiseert samen met partners of leveranciers een evenement. De deelnemerslijst wordt eveneens aan de partners of leveranciers gecommuniceerd; 
• ITZU wordt geheel of gedeeltelijk overgenomen of opgesplitst. In dat geval zal ITZU de derde verplichten de persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van dit Privacy Statement.
• ITZU maakt gebruik van bepaalde onderaannemers zoals onder meer consultants, onderzoeksbureaus (bijvoorbeeld voor het uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken), tools (bijvoorbeeld CRM-systeem, mailingtool) om een ​​deel van onze diensten aan hen uit te besteden. Deze onderaannemers worden niet beschouwd als derde partijen, maar als gegevensverwerkers. Wij zorgen ervoor dat deze onderaannemers de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens op een legale en legitieme manier te verwerken en deze onder geen enkele omstandigheid aan derden bekend te maken.

7 BEVEILIGING VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS
ITZU erkent dat de beveiliging van persoonsgegevens deel uitmaakt van gegevensbescherming. ITZU zal daarom passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde verwerking of ongeoorloofde toegang om misbruik te voorkomen.
Wanneer persoonlijke gegevens worden overgedragen aan een gegevensverwerker buiten de Europese Economische Ruimte (EER), doet ITZU dit altijd in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyverklaring en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming om adequate waarborgen te garanderen. 

8 BEWAAR VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS
ITZU bewaart uw persoonsgegevens slechts gedurende de minimale periode die nodig is om de doeleinden uiteengezet in deze Privacyverklaring te verwezenlijken, tenzij (i) een langere bewaartermijn vereist is bij het oplossen van geschillen of (ii) indien een langere bewaartermijn wettelijk vereist is. Niet-persoonlijke informatie kan in de loop van de tijd onbeperkt worden bewaard voor statistische doeleinden.

ITZU hanteert een bewaartermijn van 3 jaar en een geldigheidsduur van rapporten van 2 jaar.
9 KOEKJES
Cookies zijn tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst om standaard internetloggegevens en gedragsinformatie te verzamelen. Deze informatie wordt gebruikt om het bezoekersgedrag op de website bij te houden en om statistische rapporten over de website samen te stellen.
Meer informatie over ons cookiebeleid vindt u op www.itzu.eu/nl-be/talent-solutions/cookies.

10 WAT ZIJN UW RECHTEN EN HOE KUNT U ZE UITOEFENEN?
10.1 Wat zijn uw rechten?

• Recht op inzage: U kunt ons vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, waarvoor wij deze verwerken, welke categorieën persoonsgegevens wij verwerken, met welke categorieën derden wij uw persoonsgegevens delen, wat de herkomst is van de verwerkte gegevens en - indien van toepassing - de logica die we gebruiken bij het automatisch verwerken van persoonlijke gegevens.
• Recht op rectificatie: Als uw gegevens onjuist zijn, kunt u ons vragen deze te corrigeren.
• Recht op verwijdering van uw gegevens: Als gegevens niet rechtmatig worden verwerkt of als uw gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, kunt u ons vragen uw gegevens te verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking: Door de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, kunnen uw persoonsgegevens nog steeds worden opgeslagen, maar wordt het gebruik ervan beperkt. Nadat u een verwerkingsbeperking heeft aangevraagd, mogen wij uw gegevens alleen nog opslaan. Dit betekent dat er geen andere handelingen met uw gegevens kunnen plaatsvinden.
• Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens als deze verwerking gebaseerd is op een openbaar belang of een legitiem belang van de persoon die uw gegevens verwerkt. Bovendien kunt u dit recht van bezwaar ook uitoefenen als uw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden. Dit recht van bezwaar geldt ook voor profilering die ten grondslag ligt aan de verwerking voor direct marketingdoeleinden.
• Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de grondslag van toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op ieder moment in te trekken. 
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U heeft het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens in een gangbare, gestructureerde en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en u heeft het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke als de verwerking gebaseerd is op de rechtsgronden van toestemming of contractuele relatie.

De bovenstaande rechten zijn slechts een samenvatting en blijven te allen tijde onderworpen aan de beperkingen van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

10.1.1 Inzarecht op de dienstverlening van Talent Solutions

• Bij Beoordelings-/ontwikkelopdrachten treedt Itzu op als bewerker en wordt het verzoek tot inzage gericht aan de verantwoordelijke voor de verwerking, zijnde de opdrachtnemer die aan dit verzoek moet voldoen. 
• Als de opdrachtnemer het verzoek doorgeeft aan Itzu als gegevensverwerker, zal Itzu u, nadat de opdrachtnemer de melding heeft ontvangen, een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bewaard: 
  • Persoonsgegevens die u persoonlijk verstrekt
  • Verwerkte resultaten van testen, proeven en evaluaties. U heeft geen toegang tot de methodologie van tests, proeven en evaluaties en u heeft geen recht op de 'juiste' antwoorden op gestelde vragen, aangezien dit geen persoonlijke gegevens zijn.
• Het inzagerecht kan plaatsvinden op één van de kantoren van Itzu of online, maar NIET via de telefoon. 
• Na het feedbackgesprek met één van onze adviseurs kunt u een kopie van het beoordelingsrapport opvragen. Verdere openbaarmaking van deze vertrouwelijke informatie of onzorgvuldige opslag ervan is dan geheel uw verantwoordelijkheid. Het recht op een kopie van het taxatierapport is alleen mogelijk als u gebruik heeft gemaakt van uw inzagerecht. Indien het feedbackgesprek online plaatsvindt, ontvangt u een kopie van het beoordelingsrapport in een gecodeerde e-mail. 
• We kunnen nu al bevestigen dat er geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens over seksuele geaardheid, etc.).

10.2 Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@itzu.eu. Om ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, kan ITZU om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren.
ITZU heeft één maand de tijd om op uw verzoek te reageren. Deze termijn gaat in op het moment dat ITZU uw aanvraag heeft ontvangen en over alle benodigde gegevens beschikt om aan uw verzoek te voldoen. De periode van één maand kan worden verlengd na kennisgeving en uitleg van ITZU.
ITZU zal de gevraagde informatie kosteloos verstrekken. Wanneer verzoeken ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, kan ITZU een redelijke vergoeding in rekening brengen of het verzoek weigeren.
Indien u om welke reden dan ook van mening bent dat ITZU uw verzoek niet correct heeft afgehandeld, kunt u opnieuw contact opnemen met ITZU. Wij gaan dan samen met u op zoek naar een oplossing.
Voor de volledigheid informeren wij u dat indien ITZU niet op uw verzoek reageert, dit weigert of indien ons antwoord niet aan uw verwachtingen voldoet, u altijd het recht heeft om een ​​klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Rue de la Presse 35, 1000 Brussel, België, Tel +32 (0)2 274 48 00, of via het e-mailadres contact@apd-gba.be.